Proč realizovat analýzu stavu řízení kvality informací v organizaci

V minulých článcích jsem se zamýšlel nad problémy související se současným pojetím kvality dat a jako odpověď na existující problémy, jsem představil jeden z ucelených systémů kvality informací – Total Information Quality Management (TIQM®). Dnešní článek se zaměří na „doplněk“ k systému TIQM® - Analýzu stavu řízení kvality informací (IQMM™).

Úvod

Systém řízení kvality informací TIQM® je jediným uceleným systémem kvality zabývajícím se aplikací základních principů kvality na „produkt“ – informaci. Jak jsem uvedl, je rozčleněn do šesti základních procesů:

• TIQM.P1: Zhodnocení kvality specifikace produktu informace
• TIQM.P2: Analýza kvality informace
• TIQM.P3: Stanovení nákladů souvisejících s nekvalitními informacemi a rizik
• TIQM.P4: Zlepšování procesů kvality informací
• TIQM.P5: Oprava dat ve zdroji a kontrola redundancí
• TIQM.P6: Vytvoření prostředí kvality informací

Prvních pět procesů je tzv. „diskrétních“, což znamená, že tyto mohou být využívány a realizovány samostatně. Zatímco proces TIQM.P6 je proces „kontinuální“, dlouhodobý, neboť znamená realizaci transformace kultury firemního prostředí k adaptaci systému kvality do prostředí organizace.

TIQM.P6 je proces, který je dlouhodobý. Jeho realizace znamená přibližně 36 – 60 měsíců. Oproti tomu adaptace jednotlivých technik, procesů a přístupů definovaných systémem TIQM® se pohybuje v rozmezí 18 – 24 měsíců.

Pokud se tedy podíváme na současnou situaci v oblasti kvality dat, pak se sice doporučuje zavedení tzv. data governance, avšak je potřebné si uvědomit, že se jedná o velkou změnu, kterou nelze vyřešit za „pár okamžiků“.

Například systém TIQM® nabízí framework, který je vhodný pro společnost libovolné velikosti a struktury a nabízí cca 50 předdefinovaných rolích založených na principu tzv. information stewardshipu. Téma information governance, je komplexní a je nedílnou součástí procesu TIQM.P6.

Systém TIQM® tedy nabízí jak „krátkodobé“ aktivity, tak i tzv. „strategické“. Tyto by měly být zpracovány do dokumentu Strategie kvality informací, která by měla být provázána se strategickými cíli, dále by měla řešit problémy vyvolané nekvalitou informací a jež stojí organizaci nemalé finanční prostředky.

Jak napsat strategii kvality informací?

Aby organizace byla schopna napsat smysluplnou strategii řízení kvality informací, je potřebné znát současný stav, jeho zralost a dopady nekvalitních informací na fungování organizace.

Pokud tyto základní vstupní informace nejsou k dispozici, pak nelze očekávat, že bude zpracována smysluplná strategie řízení kvality informací v organizaci a bude obtížné, ne-li nemožné identifikovat krátkodobé aktivity zaměřující se na eliminaci / redukci dopadů nekvalitních informací.

Jedním ze základních vstupů, pro sepsání strategie kvality informací, je realizace IQMM™ - Information Quality Maturity Measurementu. Pojďme se na toto podívat detailněji.

Aby bylo možné sepsat strategii řízení kvality informací, je potřebné poznat současný stav. Na jeho základě je pak možné naplánovat, jak strategické, tak i okamžité iniciativy zlepšování kvality informací, viz přiložený obrázek.

IQMM™ je metodika umožňující provést analýzu současného stavu řízení kvality informací v organizaci. Představuje určitou, avšak ne zanedbatelnou, nadstavbu nad systém kvality TIQM®.

Metodika IQMM™ vychází ze základního systému zralosti definovaným Philipem Crosbym v jeho publikaci „Quality is Free“ a zaměřujícím se na následující oblasti:

• Porozumění problematiky a postoj ke kvalitě informací managementem společnosti
• Stav kvality informací v organizaci
• Způsob řešení kvality informací
• Náklady nekvalitních informací jako % revenue organizace
• Organizace aktivit zlepšování kvality informací

Podobně jako v jiných systémech kvality, tak i IQMM™ pracuje s pěti stupni zralosti:

• Výchozí (Uncertain – Ad hoc)
• Opakovatelná (Awaking – Repeatable)
• Definovaná (Enlightenment – Defined)
• Řízená (Wisdom – Managed)
• Optimalizovaná (Certainty – Optimizing)

Každý z těchto stupňů má definované požadavky a tak výsledkem analýzy IQMM™ (využívající různé techniky – dotazník, workshop, apod.) je zařazení organizace do příslušného stupně zralosti.

Organizace na základě provedení GAP analýzy pak je schopna naplánovat:

• „zafixování“ stavu zralosti – v případě, kdy nejsou splněny všechny podmínky vyžadované příslušným stupněm zralosti
• „posun do vyššího stupně zralosti“ – v případě, kdy společnost má splněny požadavky nižšího stupně zralosti a má zájem se posunout k vyšší zralosti

Nedílnou součástí strategie řízení kvality informací by měla být implementace COPQ systému (Costs Of Poor Quality). Zcela jednoznačně se ukazuje závislost mezi stupněm zralosti organizace na trendy v jednotlivých kategoriích nákladového modelu (COPQ).

Shrnutí

Osobně se domnívám, že organizace, mající skutečný zájem na snížení nákladů souvisejících s nadbytečnými aktivitami vyvolaných nekvalitními informacemi (IQ Lean™), by měly, před vlastními aktivitami v této oblasti realizovat tyto dva kroky:

• Analýza stavu řízení kvality informací – IQMM™
• Identifikace a kvantifikace nákladů a rizik souvisejících s nekvalitními informacemi (TIQM.P3)

Toto by měly být základní vstupy pro zpracování strategie řízení kvality informací v organizaci.

Jak jsem uvedl výše, zavedení základních principů, technik, postupů je skutečně krátkodobou záležitostí. Navíc tyto krátkodobé aktivity mohou být realizovány v samostatných, krátkodobých aktivit (viz. TIQM.P1 – TIQM.P5).

Složitější je to v případě procesu TIQM.P6 – vytvoření vhodného prostředí, které souvisí se změnou kultury ve společnosti a tak se jedná o dlouhodobou aktivitu. Během této změny je potřebné implementovat a uvést do rutinního života Demingovy body kvality, a také související Information Governance.

Teprve aplikací korektních principů TIQM® a změny kultury ve společnosti lze dosáhnout toho, co se od jakéhokoliv systému kvality očekává – redukci nadbytečných nákladů a zvýšení efektivnosti.

Problém současné doby je, že společnosti utrácejí za inspekci (data profiling) a opravy & korekce data (data cleansing), avšak požadovaných efektů, redukce chybových nákladů (interních, externích) není dosahováno. Dopady tohoto přístupu jsem popsal v předchozím článku.

Pokud se poučíme u pana Deminga (Out of Crisis – str. 3), pak budeme muset zcela jednoznačně souhlasit s následujícím „řetězcem“:

Navíc není obtížné jej aplikovat do oblasti kvality informací. Stačí, pokud si tento řetězec promítnete na příklad problémů s Centrálním registrem vozidel. Je pravdou, že „Stay in business“ až tak úplně neplatí – jedná se o státní správu.

Chce-li organizace dosáhnout požadovaných výsledků v oblasti „kvality dat“, pak doporučuji:

• Odejít od pojmu „kvalita dat“ a soustředit se na pojem „kvalita informací“
• Zpracovat analýzu stavu řízení kvality informací v organizaci
• Identifikovat náklady a rizika souvisejících s nekvalitními informacemi

Na jejich základě pak zpracovat strategii kvality informací rozdělenou do dvou oblastí:

• Změna kultury v organizaci
• Realizaci aktivit zlepšování kvality informaci v kritických oblastech

Pokud máte nějaké komentáře k tomuto článku, prosím zašlete své názory na emailovou adresu: milan.kucera@d2i.cz

Komentáře ke článku